अभिलेखे कशी जतन कराल

सौजन्य

 *प्रशांत प्रल्हाद पेंधे*

शैक्षणिक क्रांती ग्रुप

शिक्षक मित्रांनो शाळा स्तरावरील अभिलेखे याबद्दल आपण आज
जाणून घेणार आहोत. सामान्यपणे आपण अभिलेखे रजिस्टर स्वरूपात आणि फाईल स्वरूपात अशा दोन प्रकारांत जतन करत असतो.

यातील काही अभिलेखे आपल्याला कायम जतन करावे लागतात, काही 10 वर्षे तर काही अभिलेखे 3 वर्षे जतन करायची असतात.

सर्वप्रथम, जाणून घेऊया कायम स्वरूपातील अभिलेखे रजिस्टरबाबत. हे असे रजिस्टर आहेत की जे सुरुवातीपासून आवश्यक आहेत. ते शाळेत कायम जपून ठेवायची असतात.शाळेतून बदली झाली असता (चार्ज देताना)  हे सर्व  रजिस्टर तुम्हांला पुढच्या मुख्याध्यापकांकडे सुपूर्द करावे लागतात.
*A ) कायम अभिलेखे (रजिस्टर)*
1. जनरल रजिस्टर नं. -1 ( नमुन्यातील )
2. डेडस्टॉक रजिस्टर नं -4 ( नमुन्यातील)
3. पुस्तके , नकाशे व तक्ते रजिस्टर नमुना नं - 5
4. तपासणी अधिकाऱ्यांचे लॉगबुक नमुना नं.15
5. अधिकारी शेरे बुक
6. सामान्य शेरे बुक
7. वाचनालय पुस्तक रजिस्टर
8. वाचनालय देवघेव रजिस्टर
9(1). शालेय पोषण आहार स्टॉक रजिस्टर
9(2). मानधन रजिस्टर
9(3). चव रजिस्टर
9(4.) शालेय पोषण आहार सभा इतिवृत्त रजिस्टर
10. उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर
11. सुवर्ण महोत्सवी आदिवासी विदयार्थी शिष्यवृत्ती वाटप रजिस्टर
12. सावित्रीबाई फुले दत्तक पालक योजना शिष्यवृत्ती वाटप रजिस्टर
13. गणवेश योजना (S. S.A.) वाटप रजिस्टर
14. मोफत गणवेश योजना (जि. प. कडून) वाटप रजिस्टर
15. अल्पसंख्याक गणवेश वाटप रजिस्टर
16. शिष्यवृत्ती वाटप रजिस्टर (5 वी / 8 वी) शिष्यवृत्ती धारक
17. पाठ्यपुस्तक वाटप रजिस्टर
18. लेखन साहित्य वाटप रजिस्टर
19. पगार बटवडा वाटप रजिस्टर
20. टिपणी
21. स्थलांतरीत मुलांचे रजिस्टर
22. सादिल कॅशबुक ( किर्द)
23. सादिल साठा रजिस्टर - जंगम मालमत्ता रजिस्टर, साठा रजिस्टर
24. सादिल विनियोग रजिस्टर
25. S.S.A. कॅशबुक (किर्द)
26. S.S.A.खातेवही (लेजर )
27. S.S.A.. साठा रजिस्टर - जंगम मालमत्ता रजिस्टर, साठा रजिस्टर
28. विनियोग रजिस्टर
30. धनादेश वितरण रजिस्टर

आता, आपण जाणून घेऊया अशा अभिलेखे रजिस्टरबाबत जे आपल्याला किमान 10 वर्षे जतन करून ठेवावी लागतात. त्यानंतर आपण निर्लेखन करू शकतो.

*(B) अभिलेखे - 10 वर्षे (रजिस्टर)*
31. दाखले बुक छापील (शाळा सोडणाऱ्या विदयार्थ्याला दिलेले )
32. दाखलपात्र मुलांचे रजिस्टर
33. शाळा व्यवस्थापन समिती इतिवृत्त रजिस्टर
34. शिक्षक - पालक संघ सभा इतिवृत्त रजिस्टर
35. माता - पालक संघ सभा इतिवृत्त रजिस्टर
36. विदयार्थी मूल्यमापन रजिस्टर (नोंदवह्या)
37. शैक्षणिक साहित्य निर्मिती रजिस्टर
38. शैक्षणिक उठाव, CSR कडून मदत रजिस्टर
40. आवक बारनिशी / जावक बारनिशी
41. कुटुंब सर्वेक्षण रजिस्टर
42. दिव्यांग विदयार्थी रजिस्टर

आता, आपण जाणून घेऊया अशा अभिलेखे रजिस्टरबाबत जे आपल्याला किमान 03 वर्षे जतन करून ठेवावी लागतात. त्यानंतर आपण निर्लेखन करू शकतो.

*(C) अभिलेखे - 3 वर्षे (रजिस्टर)*
43. पालक भेट रजिस्टर
44. परिसर सहल अहवाल, हिशोब , भेट नोंद रजिस्टर
45. सहशालेय उपक्रम नोंद रजिस्टर
46. नियोजन रजिस्टर . (वार्षिक, घटक, साप्ताहिक )
47. शिक्षक सूचना वही
48. किरकोळ व दीर्घमुदत रजेच्या नोंदीचे रजिस्टर
49. लेट मस्टर
50. शिक्षक प्रशिक्षण नोंद रजिस्टर
51. शिक्षक कार्यदर्शिका (उपक्रम / प्रकल्प)
52.रेडीओ / टू इन वन / संगणक / टि. व्ही./डिजीटल वापर
53. हालचाल रजिस्टर
54. परिपाठ कार्यक्रम नोंद (दैनंदिन) रजिस्टर
55. शिक्षक हजेरी
56. विद्यार्थी हजेऱ्या नमुना नं -2
57. दैनिक गोषवारा (डे बुक ) रजिस्टर
58. टाचन वही

 

आता आपण जाणून घेऊया,फाईल स्वरूपातील अभिलेखे बाबत.

*A) कायम अभिलेखे (फाईल स्वरूपातील )*
1.स्थळप्रत फाईल
2.परिपत्रक फाईल
3.शासन आदेश फाईल
4. पदभार (चार्ज) देवघेव फाईल
5. नेमणूक / बदली/कार्यमुक्ती आदेश फाईल
6.स्थावर मालमत्ता ( प्रॉपर्टी) नोंदीची फाईल
7.शाळा भौतिक सुविधा व इमारत दुरुस्ती फाईल
8.शाळा वार्षिक तपासणी फाईल 9 शाळासिद्धी फाईल
10. PGI फाईल
11.सगुन विकास कार्यक्रम फाईल
12. पटनोंदणी फाईल
13.शाळा प्रवेश प्रपत्र व शाळा सोडल्याचे दाखले ( आलेले) 14 दाखला मागणी फाईल व दाखला दूसरी प्रत प्रतिज्ञापत्र
15.शा. पो. आहार संबधी कार्यालयाकडील पत्र, मानधन मागणी व मानधन वाटप 16 शालेय पोषण आहार पावती फाईल
17. सुवर्ण महोत्सवी आदिवासी विदयार्थी शिष्यवृत्ती फाईल
18. सावित्रीबाई दत्तक पालक योजना शिष्यवृत्ती फाईल कुसापूर
19. गणवेश योजना (s.5. A.) फाईल
20. मोफत गणवेश योजना (जि. प.कडून)
21.स्थलांतरीत मुलांची फाईल
22.शालेय विदयार्थी आरोग्य तपासणी
23 शैक्षणिक उठाव, cSR फाईल
24.वीजमीटर बील फाईल
25. उपस्थिती भत्ता मागणी व वाटप फाईल
26. दिव्यांग विदयार्थी फाईल
27.आधारकार्ड फाईल
आर्थिक दप्तर फाईल
28. सादिल व्हाऊचर फाईल
29.सादिल कोटेशन, साहित्य मागणी आदेश , तौलनिकतक्ता फाईल
30. S.S.A. व्हाऊचर फाईल
31. S.S.A. कोटेशन , तौलनिकतक्ता साहित्य मागणी आदेश फाईल
32. S.S.A. अनुदान व इतर प्रपत्र फाईल

अभिलेखे (फाईल स्वरूपातील ) (10 वर्षे )
33. EMIS फाईल
34. शिष्यवृत्ती परिक्षा फाईल
35. शाळा व्यवस्थापन समिती फाईल
36.वार्षिक कार्ययोजना ( गाव आराखडा) UDISE- 37 गाव सर्वेक्षण ( EFA 4) फाईल
38.गाव / शाळा माहिती संगणकीकरण फाईल
39. 31 जुलै /30 सप्टेंबर / 31 मार्च सांख्यिकीय ( EMIS) माहिती शिक्षक निश्चिती
40. विदयार्थी निकालपत्रक ( प्रगती विषयक ) फाईल
41. मासीक प्रपत्र फाईल
42. पगार पत्रक फाईल

*B) अभिलेखे (फाईल स्वरूपातील ) (03 वर्षे)*
43. किरकोळ रजा फाईल ( अर्ज )
44.वैद्यकीय रजा फाईल
45.उपचारात्मक अध्यापन कार्यक्रम फाईल शैक्षणिक गुणवत्ता विकास फाईल न केंद्र कुसापूर
46.प्रश्नपत्रिका फाईल
47. उत्तरपत्रिका फाईल (बॉक्स मोठी फाईल)
48.मीना मंच / कबबुलबुल फाईल (स्काऊड गाईड) 53 स्वच्छता अभियान फाईल / तंबाखुमुक्त शाळा फाईल
49. वृक्ष लागवड फाईल
50. क्रीडास्पर्धा, विविधस्पर्धा फाईल
51.विविध उपक्रम फाईल (बॉक्स मोठी फाईल
52. केंद्रसम्मेलन फाईल
53. शिक्षक वैयक्तिक फाईल

   📙📘📗📕📚📙📘📗📕
      संकलन
*प्रशांत प्रल्हाद पेंधे*
शैक्षणिक क्रांती ग्रुप